Der Onboarding-Prozess
Unter einem Onboarding Prozess versteht man die Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen.
Das Onboarding, ein Konzept aus dem Personalmanagement, nutzt dafür Maßnahmen, die es Mitarbeitern erleichtern sollen, sich „an Bord" des neuen Unternehmens zurecht zu finden.
So sollen die Mitarbeiter auch längerfristig an das Unternehmen gebunden werden und somit Fluktuation vermieden werden.
Bevor die Mitarbeiter „an Bord“ gehen können, müssen verschiedene Tätigkeiten vorab erledigt und benötigte Unterlagen erstellt bzw. eingesammelt werden.
Dabei wird der Onboarding-Prozess in drei Stufen eingeteilt: Das Preboarding, das Onboarding und das Postboarding.
Preboarding (vor dem Arbeitsantritt bis zum ersten Arbeitstag)
Unterlagen, die wir vom Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag benötigen:
- Ausgefüllter Personalfragebogen (Persönliche Angaben, Angaben zur Beschäftigung, Steuer etc.)
- Personalausweis (Kopie oder Vorlage)
- Rentenversicherungsnummer (Schreiben des Rentenversicherungsträgers)
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
- Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) (Abruf über Datenbank der Finanzver-waltung)
- Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers (falls vorhanden) → Abgleich Urlaubgstage
- Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen (falls vorhanden)
- Bankverbindung
- Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis (bei ausländischen Mitarbeitern)
- Schwerbehindertenausweis (falls vorhanden)
- Branchenspezifische Nachweise (z. B. Gesundheitsbescheinigung in Pflegeberufen, Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern etc.)
- Nachweise über Zusatzqualifikationen (z. B. Staplerschein, Schweißerschein, REFA-Zertifikat)
Tätigkeiten, die wir vor dem Einstellungstag erledigen müssen
- Anmeldung neuer Mitarbeiterbei folgenden Stellen:
- Anmeldung bei Krankenkasse (Sozialversicherung)
- Gesetzliche Unfallversicherung (Anmeldung bei Berufsgenossenschaft)
- Finanzamt (Weitergabe Steuer-ID über ELStAM)
- ggf. branchenbezogene Meldepflicht, z. B. Gesundheitsamt
- Arbeitsvertrag aufsetzen und unterzeichnen lassen
- Mentor finden
- Zugangsdaten anlegen und übergeben
- Zugangsdaten und Passwörter
- Evtl. Parkausweis und Kantinenzugang
- Zugangskarte
- Arbeitsplatz einrichten
- Personalakte anlegen
Onboarding (erster Arbeitstag und Orientierungsphase, ca. 1 Woche)
Tätigkeiten, die wir am oder kurz nach dem Einstellungstag erledigen müssen
- Treffen zwischen Mentor und neuem Arbeitnehmer organisieren
- Bereitstellung aller nötigen Informationen
- gut vorbereiteten Arbeitsplatz präsentieren und einführen
- freundlicher Empfang und Vorstellungsrunde
- Einführungsgespräch mit den Vorgesetzten
- Rundgang durch das Unternehmen
- evtl. gemeinsames Mittagessen
- Einführung in die wichtigsten Abläufe und Tools
- evtl. Checkliste für die ersten Tage/ Abläufe bereitstellen
- Informationsunterlagen zum Unternehmen zur Verfügung stellen
Postboarding (Integrations- und Eingewöhnungsphase, evtl. bis Ende der Probezeit)
Tätigkeiten, die wir in der Integrationsphase erledigen müssen
- Personalakte weiterführen
- Notwendige Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter aussuchen und ggf. anmelden
- Regelmäßige Feedbackgespräche führen (z. B. 100-Tage-Gespräch)
- Zielgespräche
- Team-Building-Maßnahmen durchführen
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