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Das Personalstammblatt als "Titelblatt" der Personalakte

Das Personalstammblatt bildet in vielen Unternehmen das "Titelblatt" der Personalakte. Es enthält die wichtigsten Basisinformationen über den Mitarbeiter und dient als zentrale Übersicht. Dazu gehören persönliche Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand sowie arbeitsbezogene Angaben wie Personalnummer, Eintrittsdatum, Abteilung und Position. Aber auch wichtige Angaben zu Sozialversicherung und Steuer dürfen auf dem Personalstammblatt nicht fehlen.

Das Stammblatt erleichtert den schnellen Zugriff auf die grundlegenden Informationen und ist daher oft das erste Dokument in der Akte. Bei Änderungen (z. B. Adresswechsel oder Beförderungen) sollte das Stammblatt stets aktualisiert werden, um die Daten konsistent und korrekt zu halten.
 

Was gehört in die Personalakte – und was nicht?

Die Personalakte dient dazu, alle relevanten Informationen rund um das Arbeitsverhältnis zu dokumentieren. Dabei gilt jedoch: Nicht alles, was im Zusammenhang mit einem Mitarbeitenden steht, darf auch in die Akte aufgenommen werden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur solche Dokumente enthalten sind, die für das Arbeitsverhältnis notwendig und rechtlich zulässig sind.

Diese Unterlagen gehören in die Personalakte:

• Personalbelege: wie Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse), Krankenkassenbescheinigung, Steuer-ID, Schwerbehindertenausweis, etc.
• Vertragsbelege: wie Arbeitsvertrag, Kündigung, Abmahnung, Beförderungen, etc. 
• Tätigkeitsbelege: wie Fortbildungsmaßnahmen, Arbeitszeugnis, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, etc.

Diese Unterlagen dürfen nicht in die Personalakte:

• Privates und Persönliches: wie Informationen über das Privatleben des Mitarbeitenden (z. B. Hobbys, politische Meinungen, Religion), Inhalte privater Korrespondenz
• Vertrauliche Gesundheitsdaten: wie Ärztliche Diagnosen oder Details zu Krankheiten, die nicht unmittelbar relevant für das Arbeitsverhältnis sind, Ergebnisse von allgemeinen medizinischen Untersuchungen, wenn sie keine direkte Auswirkung auf die Arbeitsfähigkeit haben
• Strafrechtliche Informationen: Vorstrafen oder laufende Ermittlungen, sofern sie nicht unmittelbar mit der Tätigkeit im Unternehmen in Zusammenhang stehen
• Unbegründete oder veraltete Dokumente: wie Abmahnungen, deren Gültigkeit abgelaufen ist, ungültige oder veraltete Dokumente, wie abgelaufene Zertifikate
• Anonyme Hinweise oder Verdachtsmomente: anonyme Hinweise oder Gerüchte dürfen nicht in der Personalakte dokumentiert werden.
   

Rechtliche Grundlagen

Relevanz und Verhältnismäßigkeit

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Daten nur verarbeitet werden, wenn sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Arbeitgeber sind verpflichtet, den Inhalt der Personalakte regelmäßig zu überprüfen und unzulässige oder nicht mehr relevante Dokumente zu entfernen.

Durch diese klare Abgrenzung wird sichergestellt, dass die Personalakte sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den Interessen der Mitarbeitern gerecht wird.

Einsichtnahme

Gemäß § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Mitarbeiter das Recht, ihre Personalakte jederzeit und ohne Angabe von Gründen einzusehen. Sie können außerdem ein Mitglied des Betriebsrats zur Einsichtnahme hinzuziehen. Liegen unrichtige Daten vor, können die Mitarbeiter zudem die Berichtigung oder Entfernung der unrichtigen Daten verlangen.

Relevante Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsdauer der Dokumente in der Personalakte richtet sich nach ihrer Art und den gesetzlichen Vorgaben:

• Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen:
  Gemäß § 257 HGB und § 147 AO müssen diese Dokumente, wie z. B. Gehaltsabrechnungen, mindestens 6 Jahre archiviert werden.
• Sonstige personenbezogene Daten:
  Ohne spezifische gesetzliche Verpflichtungen gilt die Löschfrist von 3 Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sofern keine anderen rechtlichen Anforderungen bestehen.
• Abmahnungen:
  Abmahnungen sollten gelöscht werden, wenn sie ihre Relevanz verloren haben, z. B. bei nachweislich fehlerfreiem Verhalten über einen längeren Zeitraum.
   

Der Trend zu digitalen Personalakten

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Personalakten, da sie viele Vorteile gegenüber klassischen Papierakten bieten. Der Wechsel zur Digitalisierung ist nicht nur zeitgemäß, sondern auch effizienter. Der Wechsel zu digitalen Personalakten erfordert eine sorgfältige Planung und den Aufbau sicherer IT-Infrastrukturen. Dennoch überwiegen in den meisten Fällen die Vorteile, da sie eine moderne, effiziente und transparente Personalverwaltung ermöglichen.

Best Practices für die Führung der Personalakte

Aktualität sicherstellen:
Halten Sie die Personalakte stets auf dem neuesten Stand, indem Sie neue Dokumente rechtzeitig hinzufügen und nicht mehr relevante Informationen entfernen.

Digitale und physische Akten:
Stellen Sie sicher, dass digitale Personalakten durch Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung geschützt sind. Physische Akten sollten in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden.

Vertrauliche Dokumente gesondert behandeln:
Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible Informationen sollten separat und nur bei berechtigtem Bedarf zugänglich gemacht werden.

Die Personalakte ist nicht nur ein administratives Hilfsmittel, sondern auch ein rechtliches Dokument, das den Arbeitgeber verpflichtet, die Interessen der Mitarbeitenden zu schützen. Eine ordnungsgemäße Führung und der verantwortungsvolle Umgang mit diesen Daten sind daher von größter Bedeutung.